Báo cáo công việc là nhiệm vụ chúng ta thường phải thực hiện trong quá trình làm việc cũng như học tập. Nhưng không phải ai cũng biết cách viết báo cáo một cách chuẩn chỉnh, đặc biệt là báo cáo công việc.
Vậy để có một bản báo cáo ngắn gọn, súc tích nhưng đầy đủ thông tin cần trình bày, chúng ta phải làm gì? Hãy cùng EDUNOW tìm hiểu các bước dưới đây.
Các bước cần chuẩn bị trước khi thực hiện viết báo cáo
Xác định mục đích của bản báo cáo
Điều đầu tiên trong khi tìm hiểu cách viết báo cáo, người thực hiện cần xác định rõ nội dung yêu cầu của bản trình bày. Nếu bạn không nắm được nội dung thì hiển nhiên bản báo cáo của bạn sẽ trở nên mù mờ, vô nghĩa. Vì thế việc đầu tư thời gian để vạch ra mục đích là vô cùng cần thiết.
Có nhiều kiêu báo cáo khác nhau, bạn muốn mô tả công việc, thống kê số liệu hay thực hiện báo cáo để thuyết phục khách hàng? Khi nắm được những điều đó thì bạn sẽ tập trung hơn, xoáy sâu vào vấn đề của mình – bản báo cáo trở nên thuyết phục và đi đúng trọng tâm.
Đối tượng người đọc bản báo cáo là ai?
Tùy vào đối tượng người đọc mà người viết nên điều chỉnh ngôn ngữ sao cho phù hợp. Báo cáo công việc không nên chứa quá nhiều chữ mà cần đan xen yếu tố hình họa. Bên cạnh đó, bạn cũng cần tìm hiểu phong cách cá nhân của người đọc, thông qua việc quan sát cách họ nêu ý kiến hay trình bày bằng văn bản trước đó như thế nào. Nếu nội dung báo cáo phù hợp với một phần sở thích hay tương thích với quan điểm của người xem, các ý tưởng bạn trình bày sẽ tạo thiện cảm và giúp người nghe dễ tiếp thu.
> Xem thêm bài viết:
Tổng hợp nội dung báo cáo nhân sự cuối năm mà nhân sự cần làm
Phác thảo đề cương chi tiết trước khi bắt tay vào viết báo cáo công việc
Cách viết báo cáo công việc hay báo cáo thu hoạch đều cần có đề cương chi tiết, về nội dung người thực hiện muốn mô tả. Đề cương chi tiết sẽ là sườn để tránh trường hợp sót ý, thiếu nội dung truyền tải. Người viết tiết kiệm được thời gian và bản báo cáo sẽ đi theo một mạch thống nhất.
Cách viết báo cáo công việc theo cấu trúc hoàn chỉnh
Bạn có bao giờ tìm kiếm trên mạng để gỡ rối cho câu hỏi: “Cấu trúc của một bản báo cáo công việc hoàn chỉnh bao gồm những bước nào?”. Hãy ghi nhớ và đừng bỏ quên 4 yếu tố sau:
| Tóm tắt đánh giá | Giới thiệu bối cảnh báo cáo | Nội dung chính của bản báo cáo | Đưa ra kết luận |
| Bất kỳ một bản báo cáo nào cũng nên bắt đầu bằng việc thống kê đánh giá công việc. Có thể nói đây là phần quan trọng không thể thiếu của tài liệu.
Việc đánh giá kết quả công việc sẽ mang đến cái nhìn tổng quan cho toàn bộ quá trình. Mục đánh giá cần mang tính khách quan, trung thực. Cần có đầy đủ cả những đánh giá tốt và nhìn nhận lại những thiếu sót. |
Bối cảnh báo cáo có giá trị phác thảo cấu trúc của nội dung tài liệu. Người thực hiện cần xác định phạm vi của báo cáo. Bên cạnh đó là những phương pháp cụ thể được sử dụng. | Đây là chuyên mục dài nhất và chứa nội dung cần triển khai bao gồm câu từ, số liệu, thống kê, phân tích, đề xuất,… Các bước được tiến hành theo trình tự:
– Phân tích nguyên nhân: Từ những đánh giá kết quả công việc, ưu và nhược điểm, bạn cần đưa ra nguyên nhân, lý do mang lại hay dẫn đến những kết quả đó. – Tìm ra giải pháp, cùng thảo luận: Nếu trong quá trình làm việc, bạn mắc phải những khó khăn, vướng mắc chưa thể giải quyết được nhiệm vụ, hãy tìm tới sự giúp đỡ. Trong quá trình báo cáo, đồng nghiệp có thể cùng lắng nghe, đưa ra ý kiến và rút kinh nghiệm cho những lần sau. – Nêu đề xuất, kiến nghị: Cuối bản báo cáo, hãy chuẩn bị những ý kiến đề xuất để hỗ trợ công việc và thúc đẩy tiến trình làm việc. |
Phần kết, hãy tổng hợp nội dung của báo cáo một cách rõ ràng và súc tích. Xác định các bước tiếp theo cần phải thực hiện trong quá trình làm việc. |
Phân tích chi tiết cấu trúc của bản báo cáo:
- Tiêu đề bản báo cáo
- Mô tả ngắn gọn nội dung báo cáo
- Mục lục (cần có nếu báo cáo dài hơn một vài trang)
- Mô tả mục đích viết báo cáo
- Một đoạn nội dung bao gồm thông tin chủ đề muốn báo cáo
- Kết luận hoặc đề xuất
Một số mẹo để cách viết báo cáo công việc trở nên hiệu quả
Để báo cáo hoàn chỉnh, đảm bảo về cả nội dung và cách trình bày. Người tiến hành cần chú trọng đến một số chi tiết:
- Ngôn ngữ sử dụng trong báo cáo: Mang tính phổ thông, dễ hiểu. Lối hành văn nên súc tích, mạch lạc, câu từ không quá khoa trương.
- Độ dài câu: Nên sử dụng câu từ 20-25 từ và kết hợp sử dụng nhiều từ nối.
- Nguồn trích dẫn thông tin: Để tăng độ tin cậy, bạn nên trích nguồn thông tin tham khảo để làm báo cáo một cách đầy đủ và chính xác.
- Xem xét và chỉnh sửa nhiều lần trước khi tiến hành báo cáo
Gợi ý cách viết báo cáo thông qua một số mẫu báo cáo
Báo cáo công việc được thể hiện qua nhiều hình thức và theo giai đoạn báo cáo. 5 mẫu báo cáo thường xuyên được sử dụng trong công việc nhất là:
Báo cáo công việc theo ngày:
Báo cáo công việc theo tuần:
Báo cáo công việc theo tháng:
Báo cáo tổng kết công việc cuối năm:
Cách viết báo cáo sẽ trở nên nhẹ nhàng và đơn giản khi bạn tiến hành nhiều lần và nắm rõ các thông tin kể trên. Ngoài những lưu ý trên còn rất nhiều điều cần chú ý trong cách viết báo cáo. Nhưng hi vọng thông qua bài viết này, bạn có thể làm ra cho mình một bản báo cáo chuẩn chỉnh, đáp ứng được kỳ vọng của cấp trên.
Nếu mục tiêu của bạn là mong muốn có cơ hội thăng tiến, thì đây là điều cơ bản bạn cần học. Nội dung bài viết trên đây cũng có thể áp dụng cho cách viết báo cáo thực tập hay cách viết báo cáo thu hoạch cho các bạn đang ngồi trên ghế nhà trường. Hãy trau dồi và luyện tập nhiều hơn nhé!
> Xem thêm bài viết:
Để trở thành Sale Online nhân viên cần đáp ứng điều gì
Tổng hợp nội dung báo cáo nhân sự cuối năm mà một HR cần lưu ý
