Nhân viên hành chính – nhân sự là mảnh ghép quan trọng có vai trò đóng góp lớn vào sự hình thành và phát triển của một doanh nghiệp. Về cơ bản, bộ phận nhân sự sẽ bao gồm các công tác liên quan đến 2 mảng: Công việc hành chính và công việc nhân sự.
Tương xứng với tầm quan trọng đó, một nhân viên hành chính nhân sự cần đáp ứng đủ những kỹ năng cần thiết để phục vụ cho công việc.
1. Nhân viên hành chính – nhân sự cần thành thạo kỹ năng chuyên môn
Bất cứ ngành nghề nào cũng có những yêu cầu chuyên môn riêng cho công việc. Trong vai trò của một nhân viên hành chính – nhân sự. Bạn sẽ không thể hoàn thành tốt công việc nếu bỏ qua các kiến thức chuyên môn.
Vậy nhân viên hành chính nhân sự là gì? Mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự?
Hành chính – nhân sự là bộ phận đảm nhiệm “Hành chính” và “Nhân sự”. Công việc của nhân viên hành chính nhân sự có liên quan tới hành chính của công ty và lưu trữ thông tin của nhân viên trong công ty.
Những yêu cầu chuyên môn của nhân viên hành chính:
– Thực hiện việc quản lý, sắp xếp hồ sơ, giấy tờ của nhân viên một cách khoa học.
– Lưu trữ, tiến hành cập nhật thường xuyên các dữ liệu, hợp đồng trong và ngoài doanh nghiệp.
– Xử lý các văn bản, thủ tục nhằm phục vụ việc quản lý theo hệ thống.
Những yêu cầu chuyên môn của nhân viên nhân sự:
– Kỹ năng dự đoán nhu cầu nhân sự trong bộ máy công ty.
– Lên chiến lược tuyển dụng, tổ chức phỏng vấn hiệu quả theo kế hoạch.
– Tham gia vào việc vận hành hệ thống lương, thưởng cho nhân viên trong công ty.
– Hỗ trợ xây dựng, giám sát hệ thống quản lý. Đưa ra ý kiến trong công tác quản lý, đánh giá chất lượng công việc theo phòng, ban.
– Tạo mối liên kết & liên hệ giữa quản lý với nhân viên hoặc nội bộ nhân viên với nhau.
– Lên kế hoạch và tổ chức các chương trình đào tạo bao gồm đào tạo nội bộ, đào tạo nhân sự. Mục đích để hỗ trợ nhân viên mới và tăng cường hiệu quả công việc trong doanh nghiệp.
Ngoài ra, bộ phận hành chính – nhân sự còn đảm nhiệm một số công việc khác theo chỉ thị của cấp trên.
Khi nhân viên hành chính – nhân sự có trong tay kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm. Từ đó công việc có thể dễ dàng được giải quyết triệt để. Bên cạnh đó, khi bước chân vào bất cứ môi trường nào đi chăng nữa. Bạn cũng sẽ được đón nhận và đánh giá cao.
>>Xem thêm:
Phương thức lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết 2021
Hệ thống đào tạo trực tuyến hỗ trợ hiệu quả cho doanh nghiệp như thế nào?
2. Kỹ năng giao tiếp của một nhân viên hành chính – nhân sự
Như bạn biết, không phải tất cả mọi ngành nghề đều cần có khả năng giao tiếp. Thế nhưng, điều khác biệt để nhận ra một nhân viên hành chính – nhân sự trong một công ty. Không gì khác đó chính là khả năng giao tiếp ấn tượng của họ. Nhân viên nhân sự thường có khả năng thấu hiểu, đồng cảm và thích chia sẻ. Họ có thể đọc được suy nghĩ của người khác. Nhân sự là công việc liên quan trực tiếp đến yếu tố con người. Chính vì thế khéo léo trong giao tiếp là một kỹ năng mềm. Mà quyết định mật thiết đến việc, bạn có phù hợp với vị trí hành chính – nhân sự hay không.
Người làm nhân sự đôi khi phải bỏ qua cái tôi của mình để thỏa hiệp. Cần một sự nhạy bén trong suy nghĩ, tinh tế trong cách truyền đạt bằng ngôn ngữ. Không hề lạ khi đánh giá nghề nhân sự giống như nghề của các “chuyên gia tâm lý”. Vì trong một số trường hợp, họ phải trực tiếp đưa ra lời khuyên, an ủi tâm lý đồng nghiệp. Thậm chí là lãnh đạo để môi trường làm việc được cân bằng nhất.
3. Kỹ năng lắng nghe, thuyết phục & đàm phán
Ngoài yêu cầu chuyên môn và khả năng giao tiếp tốt thì người làm hành chính – nhân sự cần kỹ năng gì thêm để hoàn thiện vai trò. Câu trả lời đó là khả năng lắng nghe. Việc lắng nghe những ý kiến đóng góp từ phía cấp trên hay đồng nghiệp rất quan trọng Vì nó thể giúp họ dễ dàng xử lý tình huống tốt hơn. Chỉ thông qua việc lắng nghe, bộ phận nhân sự mới có thể kết nối được với người khác. Đây là một kỹ năng vô cùng cần thiết.
Hơn nữa, kỹ năng thuyết phục & đàm phán là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của người làm nhân sự.
Trong quá trình tuyển dụng nhân tố mới cho doanh nghiệp, bộ phận nhân sự là người trực tiếp:
– Hỗ trợ tìm kiếm, đánh giá các ứng viên phù hợp với vị trí còn trống.
– Đàm phán về chế độ đãi ngộ, lương, thưởng trong công ty.
– Giải quyết các xung đột, tranh chấp nội bộ xảy ra giữa nhân viên trong doanh nghiệp.
4. Kỹ năng của nhân viên hành chính – nhân sự liên quan đến tổ chức & quản lý thời gian
Những người có tính cẩn thận, gọn gàng và logic thường sẽ làm nhân sự rất hiệu quả. Trong công việc hàng ngày, người làm hành chính – nhân sự chủ yếu tiếp xúc trực tiếp với giấy tờ, hồ sơ,… Chính vì thế để công việc được duy trì thì nhân viên nhân sự phải có đầu óc tổ chức tốt.
Trong quan hệ gắn kết nội bộ, điều này cũng cần thiết để một nhân viên hành chính – nhân sự nắm trong tay kỹ năng tổ chức. Có thể một giai đoạn nào đó, người làm nhân sự phải đối mặt với một khối lượng công việc khổng lồ. Hãy tập quen với những áp lực công việc để hoàn thành, giải quyết tốt các nhiệm vụ.
Ngoài lãnh đạo thì trong một hệ thống doanh nghiệp, nhân sự là người thâu tóm toàn bộ các vấn đề nội bộ. Kỹ năng quản lý thời gian ở một nhân sự viên được chứng minh thông qua khả năng lên kế hoạch, sắp xếp công việc. Để tránh rơi vào căng thẳng, chán nản. Người làm nhân sự phải biết dự trù kế hoạch, tối ưu thời gian làm việc.
5. Kỹ năng mà một nhân sự viên giải quyết và xử lý tình huống
Đối với người làm hành chính – nhân sự mà nói, xung đột mâu thuẫn nội bộ vừa là cơ hội cũng đồng thời là thách thức. Đây là thử thách để họ chứng minh khả năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống của mình. Nhân viên nhân sự không được làm mọi chuyện trở nên căng thẳng mà phải có biện pháp xử lý mềm mỏng. Với vai trò cầu nối giữ các cá nhân trong công ty. Việc tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự cũng là một mảng được doanh nghiệp quan tâm. Tuyển được một người tư chất tốt, gắn kết được mọi người, doanh nghiệp sẽ ngày một đoàn kết, gắn bó.
Như vậy, để trở thành một nhân viên hành chính – nhân sự không phải điều quá khó. Nhưng để làm tốt công việc đó thì cần một thời gian dài để bạn rèn luyện. Việc nắm vững 5 kỹ năng quan trọng cần có ở một nhân viên hành chính – nhân sự sẽ phần nào giúp bạn tự đánh giá mức độ phù hợp của mình với công việc. Chúc bạn thành công!
>>Xem thêm bài viết:
