Peter Drucker từng nói “Nếu chúng ta không biết đo lường, chúng ta sẽ không thể quản lý”. Vì thế chỉ số KPI ra đời để giúp đỡ con người trong việc đo lường các chỉ số. Vậy doanh nghiệp nên xây dựng KPI cho nhân viên và thực hiện công tác đánh giá như thế nào để hoạt động quản trị trở nên thực sự hiệu quả?
1. KPI là gì? Tại sao doanh nghiệp cần phải xây dựng KPI cho nhân viên?
1.1. KPI là gì?
KPI (tiếng anh: Key Performance Indicator) là khái niệm để nói về chỉ số đánh giá kết quả thực hiện công việc. Chỉ số này được thể hiện qua những thông tin cụ thể. Điển hình như số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng,… Với kết quả này, các hoạt động của tổ chức hoặc từng bộ phận, cá nhân sẽ được thông tin rõ ràng.
Một vài ví dụ chi tiết hơn để các bạn có thể hình dung được về chỉ số đo lường trong doanh nghiệp: Khi chỉ số KPI được thiết lập, doanh nghiệp có thể đo lường và theo dõi kết quả thông qua tỉ lệ tăng trưởng, lợi nhuận biên và các chi phí ngoài lề như vận hành, sản xuất,… Trong quá trình làm việc, khi doanh nghiệp muốn đánh giá hiệu quả của phòng kinh doanh. Thì hãy theo dõi kết quả phản ánh của việc tiếp cận số lượng khách hàng, chất lượng khách và số lượng bán ra của sản phẩm,…
Mỗi phòng ban sẽ yêu cầu một bộ chỉ tiêu KPI khác nhau. vì thế doanh nghiệp cần chú trọng đến cách xây dựng đánh giá cho từng nhân viên để quá trình quản lý hiệu quả.
1.2. Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng KPI cho nhân viên?
Nếu không có bộ chỉ tiêu KPI, hệ thống làm việc của doanh nghiệp thiếu đi sự nhất quán và mục tiêu rõ ràng. Dựa trên tiêu chí KPI, nhà quản lý có thể theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên. Đặc biệt, những con số được đánh giá là có thực, trực quan, minh bạch, chính xác. KPI được xây dựng là để đẩy mạnh tinh thần làm việc và cố gắng của từng cá nhân. Đôi khi là phần thưởng mang lại cả “trái ngọt” cho người điều hành lẫn nhân viên làm việc cho doanh nghiệp.
Nhân viên làm việc theo đánh giá chỉ số có thể xác định được khả năng hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra. Hoặc họ sẽ biết tự điều chỉnh tiến độ cho phù hợp và khắc phục những thiếu sót để cải thiện kịp thời.
>>Xem thêm bài viết:
Quy trình đánh giá hiệu quả đào tạo trong doanh nghiệp
2. Phân loại KPI trong doanh nghiệp
KPI sẽ được chia theo đặc thù của doanh nghiệp và theo từng bộ phận, phòng ban. Ngoài ra từng cá nhân cũng được yêu cầu những mốc chỉ số khác nhau (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs). Doanh nghiệp sẽ phải thực hiện cách xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh khác với xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng. Và cách xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng cũng khác so với một nhân viên nhân sự – hành chính.
Nhưng về cơ bản thì KPI thường chia làm 2 loại chính (Thông tin qua hình ảnh):
3. 5 bước xây dựng bộ KPI cho nhân viên hiệu quả
Trong bài viết này, EDUNOW hỗ trợ nhà quản lý dễ dàng thiết lập hệ thống KPI phù hợp cho từng nhân viên. Quy trinh thực hiện theo 5 bước dưới đây:
Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng hệ thống KPI
Có 2 phương pháp chính: Các trưởng bộ phận/phòng/ban chức năng hoặc Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ là đối tượng trực tiếp đặt ra các chỉ số cho nhân viên.
Bước 2: Xác định các chỉ số KPIs
Yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng chỉ số này là tính đảm bảo chặt chẽ giữa quá trình đo lường với những mục tiêu cụ thể của các bộ phận hay trong toàn thể doanh nghiệp.
Hãy ứng dụng tiêu chí S-M-A-R-T dưới đây để làm tốt quá trình xây dựng:
Bước 3: Đánh giá mức độ đạt chỉ tiêu KPI
Sau khi KPI đã được thiết lập cho từng vị trí, doanh nghiệp sẽ trực tiếp áp dụng nó vào trong việc quản trị nhân sự và hiệu suất công việc. Tiêu chí đánh giá có thể được phân loại theo đầu việc về 3 nhóm chính:
Bước 4: Mối liên hệ giữa KPI và chế độ lương, thưởng
KPI được xây dựng với mục đích thúc đẩy tiến độ công việc. Vì thế với mỗi mức chỉ tiêu đạt được, người phụ trách công việc sẽ nhận được một mức lương thưởng tương ứng với năng lực của mình.
Tùy vào chỉ đạo của nhà quản lý doanh nghiệp/ người xây dựng KPI cho nhân viên mà mức thưởng sẽ được quy định khác nhau.
Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI
Hệ thống đo lường trong quá trình thực hiện sẽ có nhiều hạn chế cần khắc phục. Chính vì thế cần phải được theo dõi và điều chỉnh theo hiệu quả và thời gian.
Doanh nghiệp hãy cân nhắc xem các tiêu chí chỉ số mình đặt ra đã phù hợp chưa. Xây dựng một hệ thống đo lường chỉ số hoàn chỉnh cần rất nhiều thời gian. Có thể là vài tháng hoặc thậm chí lên tới 1 năm.
4. EDUNOW đồng hành cùng bạn trong quá trình xây dựng KPI cho nhân viên
Nếu như việc xây dựng KPI chuẩn cho nhân viên khiến cho doanh nghiệp cảm thấy khó khăn. Đừng lo vì đã có Edunow hỗ trợ bạn trong quá trình xây dựng và đánh giá.
Thông qua hệ thống đào tạo nhân sự trực tuyến, nguồn nhân lực của doanh nghiệp được đào tạo bài bản. Bao gồm các kỹ năng mềm, kỹ năng chuyên môn sâu phục vụ cho công việc. Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể theo dõi hệ thống đánh giá và kết quả đào tạo của từng đối tượng. Năng lực và hiệu suất của nhân viên sẽ được thể hiện qua các chỉ số KPI phù hợp.
>>Xem thêm bài viết:
Vai trò của xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
9 bước giúp doanh nghiệp phát triển tài liệu đào tạo trực tuyến
Để được hỗ trợ xây dựng bộ KPI hoàn chỉnh, doanh nghiệp có thể liên hệ qua:
CÔNG TY CỔ PHẦN ADT QUỐC TẾ
VPGD: BT08 – ngõ 180 Thanh Bình – Mộ lao – Hà Đông – Hà Nội
Tel: (024) 62627729 Fax: (024) 33540856
Hotline: 0978 790 382
Website: https://edunow.vn/
Email: edunow@adtgroup.net
