Hiện nay, cả công tác truyền thông bên trong và bên ngoài đều được các doanh nghiệp chú trọng. Khi đặt cao giá trị và vai trò của truyền thông nội bộ, doanh nghiệp sẽ xây dựng được hệ thống làm việc phát triển vững mạnh.
Vậy sâu xa hơn, vì sao doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ? Và hình thức xây dựng nên được thực hiện như thế nào? Hãy cùng nhau tìm hiểu.
1. Khái niệm truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ (Internal Communications) được hiểu là công tác truyền đạt thông tin giữa bộ phận nhân viên. Hoặc sự trao đổi thông tin qua lại giữa các phòng ban trong một tổ chức hay một doanh nghiệp với nhau.
Mục đích nhằm:
– Truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới bộ phận cấp dưới.
– Tăng mối liên kết và giao tiếp hiệu quả giữa những các cá nhân trong cùng một tổ chức. Khi công tác nội bộ được áp dụng và triển khai thì bất kể khi nào doanh nghiệp có quyết định, chỉ thị hay dự án mới. Thông tin này đều cần được thông báo lại cho tất cả đội ngũ nhân viên.
Vì giữ vai trò quan trọng nên nếu làm truyền thông nội bộ không tốt sẽ mang lại nhiều bất lợi cho tổ chức. Doanh nghiệp vững mạnh là khi có sự đoàn kết. Việc xây dựng kế hoạch truyền thông thúc đẩy nhân viên ý thức được sức mạnh đoàn kết của doanh nghiệp. Từ ấy thêm yêu công việc, cảm thấy được tôn trọng và đề cao, sẵn sàng gắn bó lâu dài và phấn đấu hết mình vì công ty.
2. Phương pháp xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả
Khi đã rõ lý thuyết, doanh nghiệp cần bắt tay vào xây dựng một kế hoạch triển khai toàn diện và mang tính khả thi. Các quy trình phải dựa trên số lượng và chất lượng nguồn nhân lực, mục tiêu của doanh nghiệp. Quy trình 6 bước sau sẽ mô tả công việc truyền thông nội bộ một cách chi tiết nhất:
Bước 1: Đánh giá thực trạng nội bộ trong tổ chức
Cơ sở để xây dựng mục tiêu và chiến lược cho kế hoạch sẽ dựa trên bản đánh giá thực trạng của doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại. Doanh nghiệp cần tìm ra những lỗ hổng trong quy trình quản lý và trả lời cho câu hỏi:
– Doanh nghiệp mình có cần thiết xây dựng chiến lược này hay không?
– Vì chưa có kế hoạch xây dựng truyền thông nội bộ, nên hiện tại doanh nghiệp đang phải đối mặt với những thực trạng gì?
– Nếu đã đi vào thực hiện thì hiệu quả doanh nghiệp đã nhận được như thế nào?
Bước 2: Xác định mục đích đối tượng
Doanh nghiệp không thể đề ra phương hướng mà không có mục đích. Việc lên kế hoạch để phân tích xem: Thông tin mình xây dựng để truyền đạt tới ai là vô cùng quan trọng. Không phải tất cả các thời điểm, doanh nghiệp đều cần phổ biến tới toàn thể cá nhân trong công ty. Trong một số trường hợp, bạn chỉ cần hướng đến những đối tượng cần thiết.
Đối tượng nhắm đến sẽ chính xác, khi người trực tiếp xây dựng và điều hành hoàn thành được câu hỏi:
- Ai là người cần được phổ biến thông tin? Nội dung thông tin bao hàm những gì?
Và kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ phát huy tốt khi có một người đảm nhiệm dắt phù hợp. Vì thế doanh nghiệp cần lên kế hoạch tuyển dụng truyền thông nội bộ. Nên lựa chọn ứng viên có khả năng truyền đạt, giao tiếp tốt, làm tốt cả công tác liên kết nhân sự.
>>Xem thêm:
Lý do nên sử dụng hệ thống đào tạo trực tuyến trong doanh nghiệp
Bước 3: Mục tiêu và thông điệp
Các mục tiêu hướng đến khi xây dựng công tác truyền thông phải mang đủ các yếu tố. Mục tiêu mang tính chất cụ thể, rõ ràng, có thể điều chỉnh đo lường được.
Ngoài ra doanh nghiệp không nên đề ra những kỳ vọng quá xa vời mà nên gắn liền với thực tế. Và nên trình bày cụ thể khung thời gian triển khai chiến lược.
Mục đích xây dựng thông điệp để thúc đẩy tinh thần và tạo động lực cho nhân viên. Những thông điệp đẹp – hướng tới sự đoàn kết và tinh thần trách nhiệm thường sẽ mang lại hiệu quả cao.
Bước 4: Xác định chiến lược truyền thông nội bộ
Ở bước chiến lược, các đề xuất về phương pháp hành động, tiếp cận sẽ được mang ra bàn bạc, trao đổi. Khi có chiến lược, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan trước khi hành động. Bên cạnh đó, phân tích và dự đoán được những sai sót có thể gặp phải. Từ đó đề ra những phương án để chủ động giải quyết khi gặp tình huống khó.
Gợi ý mô hình bản kế hoạch truyền thông nội bộ:
– Mục 1: Đánh giá nhân viên và thực trạng doanh nghiệp
– Mục 2: Xây dựng lộ trình đào tạo nội bộ chi tiết cho nhân viên
– Mục 3: Hình thức công nhận, đánh giá; Bao gồm lộ trình thăng tiến cho nhân viên
– Mục 4: Công khai truyền thông giữa Ban lãnh đạo và nhân viên
– Mục 5: Triển khai chiến lược trong doanh nghiệp
Bước 5: Bắt tay vào kế hoạch hành động
Sau khi có chiến lược xây dựng thì doanh nghiệp sẽ cụ thể hóa bản kế hoạch bằng hành động. Từng quy trình khi đi vào thực thi sẽ được lên chi tiết hơn. Bao gồm những hoạt động gì? Thời gian triển khai? Ai là người quản lý, giám sát và chịu trách nhiệm cho hoạt động?
>>Xem thêm:
Nghệ thuật động viên khuyến khích tinh thần nhân viên
Bước 6: Đo lường hiệu quả
Đo lường là hoạt động sau triển khai, từ bước này oanh nghiệp có thể đánh giá được những bước thực hiện của mình đã phù hợp hay chưa và đưa ra những phương án điều chỉnh hợp lý. Các tiêu chí để công ty dễ dàng hơn trong quá trình đánh giá thể hiện qua các câu hỏi:
- Nhân viên có nắm bắt hay tương tác tốt với thông tin truyền thông hay không?
- Suy nghĩ/ Hành vi của nhân viên sau khi nhận thông tin?
- Mức độ hài lòng của nhân viên trong công việc? Thời gian gắn bó của nhân viên sau truyền thông nội bộ? (Bước này cần nhiều hơn thời gian để quan sát và đánh giá. Vì thế doanh nghiệp có thể rút kinh nghiệm từ nhiều chiến dịch trước để cải thiện, phát triển lên)
3. Công cụ truyền thông nội bộ phổ biến với doanh nghiệp
Hiện nay có nhiều công cụ hữu ích cho doanh nghiệp. Giúp thông tin nhanh hơn, chính xác hơn, đến đúng đối tượng hơn. Một số hình thức được biết đến rộng rãi như:
– Mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp
– Kênh truyền thông nội bộ qua radio
– Các cuộc họp Offline, Online
– Email nội bộ
– Các group nội bộ
– Ấn phẩm như tạp chí doanh nghiệp
Như vậy, truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng đối với sự phát triển vững mạnh của doanh nghiệp. Hỗ trợ củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên. Tăng tinh thần đoàn kết và thu hút nhân tài, giữ chân người giỏi cho công ty. Doanh nghiệp nên ưu tiên xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ phù hợp để công ty phát triển và lớn mạnh.
>>Xem thêm bài viết:
9 bước giúp doanh nghiệp phát triển tài liệu đào tạo trực tuyến hiệu quả
Quy trình đánh giá hiệu quả đào tạo trong doanh nghiệp
